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檔案數字化的意義和作用

  檔案的數字化加工是利用計算機技術將模擬信號轉換為數字信號的處理過程。紙質檔案數字化就是采用掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質檔案進行數字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程。

  紙質檔案數字化的原則是使檔案信息資源能準確、方便、快捷地提供利用，使檔案信息資源得到共享，以滿足單位或社會對檔案利用的需求。就數據內容而言，檔案數字化加工應包括目錄數據（檔案）、文件數據（掃描原件）、多媒體數據（圖檔、音頻、視頻）等。

 檔案數字化的主要作用

一、檔案數字化是檔案信息化建設的重要內容，檔案信息化建設的核心是資源建設。

1、現有檔案的目錄數據庫建設和重要紙質檔案和照片、錄音、錄像檔案的數字化；

2、現行電子文件歸檔與電子檔案管理。

二、檔案數字化能夠更好的保護檔案原件。

1、可以替代原件使用，更好的保護檔案原件。

2、數字化后副本可以異地保存，輸出磁盤、磁帶供永久保存。這樣可使這些檔案資料在出現意外的情況下不會遭到毀滅性的破壞。

3、數字化可以將檔案材料模糊褪變的字跡及對污損殘缺照片檔案進行修復。

安全性原則

  安全性是檔案數字化過程中時刻要注意的問題。由于前面提到過的檔案的原真性以及一些其它原因，安全性對于檔案數字化顯得尤為重要首先要保證檔案原件的安全。在數字化過程中可能要對檔案進行拆卷掃描，每一步都要十分注意對檔案原件的保護，不能因為人為的原因造成檔案原件的污染、破損、斷裂甚至失竊等無法挽回的損失。其次，是要保證檔案信息內容的原真性和保密性。由于檔案信息的開放程度受密級的限制，有些檔案信息不宜公開，原則上這些檔案不應列入數字化范圍，或者應為這些有保密要求的數字化檔案加上可靠的保密措施。

規范性原則

   檔案數字化的目的是利用計算機網絡這種新型的信息通道，向全國甚至全球提供數字化檔案信息。因此在檔案數字化時應采用各方統一并認可的規范與標準。只有符合統一的標準，才能真正實現數字化檔案信息的網上高效傳輸，而不至于因為文件存儲格式和軟硬件平臺的不同而造成資源的浪費，同時也有助于確定一個最佳的檔案數字化技術方案。如果缺乏統一的標準和規范，檔案數字化將會成為阻礙檔案信息化、網絡化建設的一個重要原因。

  首先，要在研究分析的基礎上選擇檔案數字化最優方案，包括最優化的工作流程，最合理的數字化信息存儲格式，以及先進、高效、經濟的數字化加工設備等。其次，高效性原則的又一要求是注重檔案數字化工作的整體性與協作性。為避免檔案信息的重復數字化和數字化工作資源的浪費，保證檔案信息的系統與完整，檔案數字化工作應特別強調互補協作和系統高效。

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