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1、檔案數字化組織管理 

檔案數字化是比較龐大的系統工程，數字化工作涉及需要數字化檔案、人員、數字化設備與技術等，最終的產品是高質量的電子檔案數據。檔案數字化系統工程需要大量的人力、物力和財力的投入，同時需要對數字化的流程、質量實施有效的組織、監控和管理等工作。

2、明確檔案數字化內容及標準

確定數字化處理的檔案范圍、數量和數字化工作任務的時間周期。根據檔案數字化相關規范要求及實際情況，制定出詳細可行的紙質檔案整理分類、分級、編號、編頁、掃描與處理等工作規范。

3、確定數字化實施技術途徑及質量管控制標

紙質檔案介質多種多樣，有打印紙、硫酸紙、繪圖紙等，記錄方式有打印、書寫等。要高效的完成檔案數字化工作，除了具備相關掃描設備的圖像處理軟件外，同時必須具體分析檔案特性。確定切實可行的實施技術途徑，根據工作標準和各個流程，確定好數字化過程中每個環節的質量管控指標。

4、數字化加工環境搭建與工作計劃

數字化加工場所組建局域網便于集中作業、相互協調配合，高效管理掃描、圖像處理及文件收發等工作。進行數字化加工前需要制定一個合理的工作計劃，管理者利用該計劃結合項目管理類軟件動態地管理數字化工作進程，并進行合理的調整，同時讓參與數字化工作的人員了解自己的工作量和整個數字化進度，確保數字化工作進展順利。

5、現場設備管理

檔案數字化加工過程中現場所使用的掃描儀設備、服務器、存儲介質等，應當嚴格按照涉密設備進行管理和使用，不使用無保密保障的設備。

6、實時監控

按照信息安全管理體系ISO270001的要求，對加工現場實施24小時監控，及時掌握現場加工狀態，保證現場加工信息安全。

安徽大檔家數字檔案管理系統是專業的檔案管理軟件，集檔案采集、分類、歸檔、管理、檢索、查閱、銷毀等一站式服務平臺，專注于數字檔案建設數十年，擁有豐富的數字檔案室建設經驗，檔案管理軟件系統咨詢：18505518392