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為進(jìn)一步完善公司檔案管理體系，建立標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務(wù)，促進(jìn)公司的可持續(xù)健康發(fā)展，結(jié)合實(shí)際，制定本制度：

一、總則

（一）公司檔案是在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統(tǒng)地反映公司各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是考察和研究公司歷史及現(xiàn)狀的依據(jù)。

（二）檔案管理工作是公司管理基礎(chǔ)工作的重要組成部分，是維護(hù)公司合法權(quán)益的有效手段。

（三）公司檔案管理工作由檔案管理人員進(jìn)行日常管理，具體包括經(jīng)營(yíng)過(guò)程中形成的各項(xiàng)工程、基建、科研、文書、音像、人事、會(huì)計(jì)、實(shí)物等資料。檔案管理實(shí)行統(tǒng)一保管，不得分散保存。

二、歸檔范圍

歸檔的文件材料應(yīng)完整、系統(tǒng)。文件載體材料應(yīng)能耐久保存。歸檔的電子文件，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。范圍具體分為以下幾類：

（一）行政類

1.公司各項(xiàng)規(guī)章制度、簡(jiǎn)介、執(zhí)照、資質(zhì)證書、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、管理決策等。

2.與省公司及其他單位往來(lái)發(fā)文、工作報(bào)告、請(qǐng)示、會(huì)議記錄等。

3.合同、協(xié)議委托書等。

（二）人事類

員工入職檔案、培訓(xùn)檔案、工資績(jī)效檔案、離職檔案等。

（三）企劃類

公司企劃方面的宣傳方案、形象展示、廣告宣傳、營(yíng)銷方案等；詢價(jià)報(bào)價(jià)、合作協(xié)議合同；年度季度月度或重大節(jié)假日的宣傳費(fèi)用預(yù)算、決算等；市場(chǎng)調(diào)研方案、搜集的客戶資料等。

（四）庫(kù)管類

倉(cāng)庫(kù)管理方面的材料出入庫(kù)登記等。

（五）工程類

包括效果圖、施工圖、報(bào)價(jià)表、工程施工合同及附件、工程預(yù)決算、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。

（六）財(cái)務(wù)類

會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單等。

（七）營(yíng)銷類

有關(guān)營(yíng)銷促銷活動(dòng)方案、市場(chǎng)調(diào)研資料、與客戶簽訂的協(xié)議等。

三、檔案管理方式

在保證各項(xiàng)歸檔資料準(zhǔn)確完整的情況下，按檔案類別進(jìn)行分類管理，具體方式如下：

（一）行政類

根據(jù)其相互聯(lián)系分類整理，按年分裝。證照單獨(dú)保存。文件類應(yīng)按其發(fā)生時(shí)間先后有序排列。填制文件編號(hào)，確保文件編號(hào)連續(xù)且唯一，設(shè)置《文件目錄索引》（附件一），方便快速查找。

合同類按合同類別分別保存。

（二）人事類。對(duì)人事檔案應(yīng)按部門、入職時(shí)間分類編號(hào)歸檔，一個(gè)員工一個(gè)編號(hào)，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。按在職人員、離職人員進(jìn)行整理。在職員工的基本資料有變動(dòng)時(shí)，對(duì)其相關(guān)資料復(fù)印件及時(shí)收集進(jìn)行歸檔，原件當(dāng)場(chǎng)查驗(yàn)，確保材料的真實(shí)性。工資表按月打印，按年分裝，保存電子檔表格。

（三）企劃類。依照企劃方向進(jìn)行分類，按照發(fā)生時(shí)間有序保存。

（四）倉(cāng)管類。同種單據(jù)單獨(dú)保存，保證單據(jù)號(hào)連續(xù)不間斷，按年度裝訂成冊(cè)。

（五）工程類。填制工程編號(hào)，區(qū)分合作企業(yè)，同一工程項(xiàng)目檔案單獨(dú)文件盒保存。

（六）財(cái)務(wù)類。每年形成的財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)當(dāng)由財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由財(cái)務(wù)部門保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由財(cái)務(wù)部門編制移交清冊(cè)。移交統(tǒng)一保管的財(cái)務(wù)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案管理員應(yīng)當(dāng)同財(cái)務(wù)人員和經(jīng)辦人員共同拆封整理。

（七）營(yíng)銷類。細(xì)化客戶分類、名稱，按年度整理，按月排序。

四、檔案管理員的職責(zé)

檔案管理員應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行本公司檔案管理制度，完成檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)；保證歸檔的原始資料及單據(jù)整齊完整、安全保密；對(duì)查、借閱檔案情況準(zhǔn)確登記。

（一）歸檔要求

1.填寫卷內(nèi)目錄，擬寫案卷標(biāo)題，應(yīng)準(zhǔn)確概括卷內(nèi)文件材料主要責(zé)任者、內(nèi)容、名稱。

2.對(duì)破損的文件材料在裝訂的同時(shí)應(yīng)進(jìn)行加邊、修補(bǔ)、或裱糊，對(duì)較大的紙張應(yīng)折疊，并拆除文件材料上的金屬物。案卷裝訂要整齊。

（二）檔案鑒定、移交、銷毀

1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作在公司主管領(lǐng)導(dǎo)與業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人的統(tǒng)一主持下，由檔案管理人員與所鑒定檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，具體負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。

2.凡經(jīng)鑒定小組確認(rèn)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)登記造冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。檔案銷毀時(shí)，必須有兩人在場(chǎng)負(fù)責(zé)銷毀，填寫《檔案銷毀清冊(cè)》（附件二）。銷毀清冊(cè)由公司檔案處永久保存。

（三）檔案保密

1.檔案管理人員及檔案借出人員應(yīng)在安全的環(huán)境下進(jìn)行整理裝訂涉密檔案，妥善保管尚未整理的檔案材料，不準(zhǔn)隨意堆放，以免造成丟失、損壞和泄密。

2.不準(zhǔn)向無(wú)關(guān)人員提供或泄漏檔案內(nèi)容；不準(zhǔn)通過(guò)電話、電子郵件、普通郵件等形式傳遞涉密檔案信息和檔案材料；不準(zhǔn)在不利于保密的場(chǎng)合談?wù)撋婷軝n案內(nèi)容。

3.檔案管理人員不得私自打印、翻印或復(fù)制涉密檔案，不準(zhǔn)擅自帶人翻閱檔案。

4.集中銷毀保管期限屆滿且失去保存價(jià)值的檔案，不得另做他用。

5.發(fā)生泄密和檔案被盜事件時(shí)要及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)事者要及時(shí)出具書面報(bào)告。對(duì)違反保密規(guī)定、造成泄密和被盜密者，應(yīng)按其性質(zhì)及情節(jié)給予嚴(yán)肅處理。

（四）檔案查、借閱

1.借閱檔案人員必須愛護(hù)檔案，保持整潔，要保護(hù)檔案的安全。不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫線、涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印檔案。

2.調(diào)閱重要及機(jī)密檔案只可在檔案部門調(diào)閱復(fù)印件或者掃描件。借閱人員必須嚴(yán)格保密，不得泄漏資料內(nèi)容，不得遺失。借閱后需按時(shí)歸還，如需延長(zhǎng)借閱的，必須通知檔案管理人員，并另行辦理借閱手續(xù)。

3.如因工作需要外借檔案須填寫《查、借閱檔案登記表》經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可。

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