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數字檔案館是指各種類型，各個層次的檔案庫，以適應信息社會對檔案信息資源管理，使用，利用現代信息技術進行數字檔案信息收集，處理，存儲，管理的不斷增長的需求， 并通過各種網絡平臺提供公共檔案信息服務和共享使用的檔案信息集成管理系統。

數字檔案館的建設有利于提高檔案館的工作效率和現代化程度，確保數字檔案館的永久性和安全性，促進公共檔案館服務能力的擴大，實現檔案館信息資源的社會共享。

大檔家智慧檔案管理系統

大檔家智慧檔案管理系統，引進智慧城市建設的先進理念，結合良好的界面和現代化的信息通訊技術，支持智慧檔案倉庫監控管理系統集成智慧倉庫，門禁管理系統，視頻監控系統，電源消費管理系統，（RFID）系統，集約化管理系統，3D可視化系統，報告管理系統等多系統訪問平臺；

1、預處理

預處理（也稱為預處理）是構建數字檔案資源的第一步。其主要內容包括選擇，計數，注冊，分類，清潔，恢復等。

鑒定選擇是指對檔案的真實性和價值進行鑒定，鑒定和鑒定檔案的價值，選擇有價值的檔案進行妥善保存以及消除不需要保存的檔案以供處理；要對要數字化的對象進行計數并按其規格和數量進行登記，并應進行必要的整理，清潔和維修，以便對要數字化的物理文件及其目錄進行整理，從而為進行數字化做好了充分的準備。接下來的數字轉換，并提供可以直接數字化的標準化目錄數據和實體。

2、數字處理/轉換

數字處理/轉換的主要內容是通過模數轉換技術和設備將傳統載體中記錄的檔案信息轉換為以數字形式表示的信息資源。不同類型的物理文件，ANALOg到數字的轉換技術和設備各不相同。紙質文件，經過數字處理的照片主要用于掃描儀，數碼相機等要掃描或照相的設備，縮微膠片數字化主要用于要掃描的縮微膠片掃描儀。錄音文件的數字設備主要是音頻采集卡，錄音文件的數字設備主要是視頻采集卡。錄音和錄像的輸出設備通過特定的音頻和視頻傳輸線連接到音頻采集卡和視頻采集卡，并且音頻采集卡和視頻采集卡安裝在計算機上。

3、信息處理

信息處理是指根據歸檔文檔的內容和表示文檔內容的信息有序組織信息的過程。正確處理獲得的圖像和多媒體信息，以滿足使用需求。具體工作包括檢查（針對原始文件），壓縮，邊緣去除，去污，噪聲去除，干擾去除，使用光學符號識別（OCR）技術識別圖像中的文本，使用矢量技術進行轉換將光柵圖像轉換為矢量圖形等。如有必要，它也可以嵌入數字水印，以保護數字檔案資源的知識產權。

4、信息組織

信息組織負責建立機器可讀的目錄和索引，創建目錄，全文，多媒體和其他數據庫，并將數字信息（圖像，文本，音頻，視頻等）與目錄和索引信息聯系起來。

如果在數字化處理之前已經建立了有機閱讀目錄，則需要補充一些必要的記錄項目，例如數字化文件信息資源的計算機文件名，存儲位置，格式等；一些必要的描述性項目，例如關鍵字和摘要，也可能需要修訂和完善。編目是檔案情報控制的一種手段。機器可讀編目中編目的質量與檢查和維護數字檔案信息的難度有關。它一直是理論和實踐的重點，編目標準化是重中之重。對于具有研究價值的歷史檔案信息，現階段可能需要進行必要的研究工作，例如對人的姓名和地名信息進行文字研究，并記錄文字研究結果和文字研究基礎資料。

5、信息存儲

信息存儲是指為數字檔案及其目錄信息選擇適當的存儲介質，存儲模式和存儲架構。數字檔案信息資源的存儲要求和方法與電子文件基本一致。

6、信息服務

易于傳輸和使用是數字信息的特征之一，在更大的范圍內為更多的用戶提供更及時和滿意的服務也是檔案館數字化的基本力量。綜合檔案館的數字館藏屬于公共范圍，建議通過互聯網網站將其發布給公眾，并提供給在線使用。內部用戶應通過內部網絡共享檔案的數字信息。負責公共服務的機構還應考慮通過在線查詢和就地查看向公眾提供服務。

具體的使用方式取決于收集的具體情況。目前，國內外許多數字圖像的在線服務是提供免費的在線目錄搜索和瀏覽小尺寸和低分辨率的圖像，而原始尺寸和高分辨率的圖像需要申請付費使用。數字化手段大大提高了檔案館的服務能力和響應速度，部分檔案館已達到商業組織的服務水平。

7、信息維護

將紙質文件轉換為數字電子文件后，文件的使用會更安全。對于歷史悠久的檔案材料而言，數字處理無疑是對其的更好保護。另外，檔案的數字處理可以防止對某些檔案的篡改。

數字檔案館的建立將使文件業務，服務項目，大文件的擴展提高技術水平，使文件的收集，管理和利用從原始到以手動為主，以充分利用計算機技術的自動處理能力，實現電子文檔的及時歸檔，并為檔案館提供長期保存的便利手段，將計算機技術，信息技術和傳統的商業模式進行檔案館管理相結合。