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一、檔案信息化管理的意義

伴隨著信息科技的迅速發展，各種類型的信息檔案資料數量是不斷的增加，檔案的種類目錄也是多種多樣，紙質信息的存儲量出現迅速膨脹，這就導致了一系列的的檔案問題，檔案的收集、管理、監督、利用、保護等工作越來越復雜繁重，這樣就使得檔案管理技術的提升是時候做出改變了。

二、傳統檔案管理存在的問題

1、傳統檔案需要手工管理，工作流程繁瑣低效、整理時間長。檔案存放次序較易被打亂。而且由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯誤，使得檔案存放的順序會被打亂，造成了檔案的存放雜亂，查找困難。 

2、檔案核查耗時長。隨著檔案規模與種類數量越來越龐大，要查找、核查清理某一檔案時，需要將所有的檔案篩選一遍。

3、檔案信息化程度低。傳統的管理無法實現檔案管理的信息化；手工記錄方式很難對檔案利用情況進行及時準確的統計。

4、案盤點效率低，由于檔案數量眾多，要對所有檔案進行盤點，其工作量難以想象，那將是一項十分龐大的工程。

三、信息化檔案管理的目標

 實現檔案實時查詢、定位、快捷上下架等，讓每份檔案系統化管理，保障檔案信息完整性、可追溯性，實現檔案全生命周期流程管理。

四、大檔家智慧檔案系統的主要功能

1、系統采用BS結構，提供的開放式數據接口，安全性高，穩定性強；

2、精確定位實現檔案資產追蹤管理，檔案柜自動采集數據，記錄每一次檔案上架和下架情況；

3、可提供檔案的動態圖，判斷檔案資產所在位置的正確性以及提供虛擬狀態監控圖，便于后臺管理人員及時了解檔案資產動向和精確位置。

4.   實現無人值守檔案資產管理。

5、提供檔案的各種報表數據，檔案借閱數據，檔案盤存數據，檔案位置數據，檔案生命周期數據可追溯，可統計，可分析。

6、檔案資產實時監控所有通過RFID系統接收的信息通過與后臺數據庫進行對比之后，反映到監控狀態圖像上，并提供檔案資產位置錯誤、閑置情況、正常等多種狀態幫助管理人員實時掌握檔案資產狀態信息。