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1. 開展檔案數字化工作需求調研

在具體開展檔案數字化之前，先對此項工作的實際需求展開調研，包括調查檔案館(室)藏的數量、質量，現有管理和服務狀況；歸納國內外同類機構的經驗教訓；分析檔案數字化工作的效益；研究檔案數字化工作的可行性和必要性；明確檔案數字化的工作目標，以及為達成目標所需資金、人員、時間、制度等條件；對檔案數字化工作提出相關建議等。可聘請第三方機構或人員參與需求調研，最終需形成調研報告。

2. 制訂檔案數字化工作計劃

應在調查研究的基礎上制訂檔案數字化工作計劃，明確檔案數字化工作的目標、工作內容、人員組織和職責分工、主要技術指標和方法、驗收依據、安全管理措施、進度安排、經費預算、招投標事宜等。制訂科學合理的工作計劃，有助于合理安排各項資源，監督、檢查工作質量和工作進度，保證檔案數字化的合法化和標準化，并獲得較高的投資回報。

3. 組建工作隊伍，配備相關條件

檔案數字化工作的組織形式主要包括以下幾種:

(1) 外包式。即通過簽訂合同的方式由檔案館以外的人員(通常來自數字化專業公司)承擔檔案數字化工作。采用這種組織方式，一方面較少占用館(室)內部的人力資源，不影響其他日常工作的開展;另一方面通過購買社會專業化服務，可以提高工作效率，節約成本。外包式是檔案數字化工作常用的組織模式，需要注意的是從事檔案數字化業務的公司般缺乏檔案專家和長期從事檔案專業工作的技術隊伍，存在工作質量不符合檔案管理要求的風險，需要在合同中明確質量要求和驗收標準，并施以必要的監督和指導。

(2) 自建式。即成立專門從事檔案數字化工作的工作機構，或從相關處室抽出有關人員組成臨時小組，前者適合長期性的檔案數字化工作，后者適合工作量集中、任務急、為時短的檔案數字化項目。檔案人員熟悉檔案業務，可有效保證數字化成果的質量，但可能造成檔案館(室)人手緊張，影響日常工作。

(3) 內外組合式。即由檔案館(室)工作人員和社會上招聘的人員共同組成檔案數字化隊伍。這種組織方式綜合了外包式和自建式的優點，數字化成果質量和工作效率高，也有利于通過實踐鍛煉培養技術骨干。

隊伍組建完畢之后，需要為之配備一定的工作條件， 包括場所、資金、時間等。應明確和制定相關的規章制度，如檔案數字化加工操作規程、檔案機讀目錄格式等，以保證檔案數字化的科學性和規范化。必要時還應對有關人員進行培訓，使其更全面清楚地了解檔案數字化的方法和要求。

4. 監控檔案數字化工作的開展

在具體開展檔案數字化預處理、加工、處理、組織、存儲、服務、維護的業務流程中，有關責任方要按照工作計劃開展必要的監督和檢查，及時發現問題，并予以糾正和調整。

5. 評估數字化工作成果

在檔案數字化業務告一段落之后， 應組織相關力量，采取科學的評估方法對數字化工作成果進行評估，內容涉及數字化資源的利用率、易用性、保存情況等多個方面。評估人員可能來自檔案館(室)內部、第三方機構，也可以是兩者的結合。評估結果是改進后續檔案數字化工作的依據，也可為檔案部門爭取更多數字化方面的投入提供必要的支持。