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企業電子檔案管理辦法

第一章 總 則

第一條 為了加強企業的電子文件歸檔管理，保障電子文件和電子檔案的安全保管和科學利用，根據《中華人民共和國檔案法》有關規定制定本規定。

第二條 本規定適用于企業各部門、分公司、各單位。

第三條 基本術語解釋

（一）電子文件：是指員工在日常工作中形成的數字形態記錄。它是通過計算機進行操作、傳輸、存儲和利用的文件，用數字 (比特)形態表現出來，通過編碼和解碼來輸入和輸出，也稱數字式文件。

（二）電子檔案：是指利用計算機技術形成，經鑒定具有保存和利用價值的歸檔電子文件。

（三）電子文件的物理歸檔：指經過歸檔處理的電子文件保存到磁盤或光盤等載體上實行脫機保管的過程。

（四）電子文件的邏輯歸檔：將電子文件的物理地址存放于檔案管理部門控制的網絡服務器中，使該電子文件能供檔案部門有效利用和處理的過程。

第二章 管理體制和職責

第四條 根據《中華人民共和國檔案法》的相關規定，各單位要明確電子文件歸檔管理的分管領導，協調解決實際問題。檔案管理部門要建立相應的工作制度和工作網絡，做好電子文件歸檔的管理工作。

第五條 各單位從電子文件產生時就要有嚴格的管理制度和技術措施，對其實施超前管理，以確保電子文件的真實性、安全性和完整性。

第六條 在電子文件的管理過程中應明確職責，責任到人。電子文件的形成、承辦、運轉、整理等工作，一般由承辦（業務）部門負責；電子文件歸檔管理的日常監督、指導和保管、開發利用等工作，通常由檔案管理部門負責。

第七條 歸檔電子文件應與其他門類和載體的檔案實行集中統一管理。公司檔案管理員要配備與業務部門相互兼容的計算機及軟、硬件系統，保證歸檔電子文件的有效識讀。檔案管理員應忠于職守，具備計算機專業知識，熟悉掌握本單位使用計算機系統的操作技能，組織編寫歸檔電子文件的各種檢索工具，并積極主動提供服務，充分發揮歸檔電子文件的作用。

第三章 歸檔范圍、保管期限

第八條 本單位主要職能活動中產生的電子文件，歸檔前要對其進行鑒定。具有重要憑證、依據和參考價值的電子文件，應按照歸檔范圍進行歸檔。

第九條 電子文件歸檔范圍

（一）電子文件性質代碼

R—草稿性電子文件；U—非正式電子文件；O—正式電子文件；N—無紙電子文件；T—文本文件；I一圖象文件；G—圖形文件；V 一影像文件；A—聲音文件；M—多媒體文件；P—計算機程序；D—數據文件。

（二）電子文件信息類型

1、字處理文件：指用計算機字處理技術形成的文字文件、表格文件等，歸檔時應重點收集定稿電子文件和正式電子文件。

（1）定稿電子文件：用計算機起草文件時形成的最后一稿草稿文件，記錄了文件的最后修改結果，有重要憑證、依據價值，收集時需落實必要的簽字手續，明確公文擬稿、核稿、簽發等環節的責任者。對特別重要文件的歷次草稿需要保存時，每一稿應以不同標識加以區別。

（2）正式電子文件：將修改、簽發完的定稿電子文件正式制作完畢，能行使其文件的職能，其標識應以正式文件文號注明。

2、圖像文件：指用掃描儀、數碼相機等外部設備獲得的靜態圖像文件。

3、圖形文件：指采用計算機輔助設計或繪圖獲得的靜態圖形文件，歸檔時應注意其設備依賴性、 易修改性等問題，不要遺漏相關軟件及各種數據信息。

4、影像文件：指用數碼攝像機等視頻設備獲得的動態圖像文件。

5、聲音文件：指用音頻設備獲得并經計算機處理的文件，歸檔時應注意收集其屬性標識和相關軟件。

6、多媒體文件：指用計算機多媒體技術制作的文件，其中包含聲音、圖像、圖形、影像等兩種以上的復合信息形式。

7、數據庫文件：指采用數據庫系統制作的數據文件及可能產生的各種相關輔助文件。

8、超文本文件：指采用 W E B 技術制作的瀏覽器文件。

（三）電子文件環境類型

1、計算機程序：指計算機使用的商用或自主開發的系統軟件、應用軟件以及軟件的版本等。

2、數據文件：指用計算機軟硬件系統進行信息處理等過程中形成的各種管理數據、參數等。

（四）電子文件載體類型

目前主要有光盤、磁盤、磁帶等介質的載體類型。

第十條 運用計算機進行公文處理、行政管理或者實行無紙化辦公的單位，電子文件形成部門應定期將具有重要憑證性、依據性的電子文件制作脫機備份。需要永久、長期保存的電子文件，應制作紙質版本與電子文件同時歸檔，即實行電子文件的雙套制管理。

第十一條 歸檔電子文件的保管期限電子文件的保管期限參照《中華人民共和國檔案法》文件材料保管期限的現行有關規定執行。

第四章 電子文件的歸檔方式、要求

第十二條 電子文件的歸檔方式包括邏輯歸檔和物理歸檔。各單位在開展此項工作的初期，應以物理歸檔為主，待條件成熟方可實行邏輯歸檔。

第十三條 具有穩定可靠的網絡環境、有嚴密安全管理措施以及對內容重要電子文件制作紙質版本的單位可以實施邏輯歸檔，其基本要求是：

（一）電子文件歸檔操作由具體經辦人完成，辦理完畢的電子文件要注明標識。

（二）檔案管理員要會同計算機系統管理人員設定查詢歸檔電子文件的權限。

（三）網絡管理人員要把歸檔電子文件的物理地址存放于指定的計算機服務器上，服務器必須采取磁盤鏡像、雙機熱備份等可靠的備份措施。

（四）歸檔的電子文件要有該電子文件產生及運行過程的原數據，即關于數據的數據，文件的上下關系和結構要一起保存。

（五）局域網內部要有可靠的安全防范措施，系統設備更新時，必須制定嚴密的數據轉換辦法，確保數據準確無誤并能在新系統中運行。

（六）檔案管理員應參與設備更新時的數據轉換工作，并做更新記錄。

（七）電子文件歸檔后，檔案人員、網絡管理人員要及時清理計算機或網絡上重復的電子文件。

第十四條 使用單機或局域網條件有限的單位，其電子文件要采用物理歸檔方式，基本要求是：

（一）檔案管理員要與業務部門一同制定電子文件的歸檔計劃。

（二）業務部門根據歸檔計劃，在應歸檔電子文件產生時標注一定的標記。

（三）要把電子文件經辦過程中的情況隨時記錄在一個相應的文件中。

（四）辦理完畢的電子文件應在規定期限內進行物理歸檔。

第十五條 物理歸檔整理工作過程

（一）檢查并清除計算機病毒，對光盤、磁盤、磁帶等介質的電子文件應注明是否已經做過檢毒和清毒處理。

（二）檔案部門應拒收含有病毒文件或其它隱患的數據文件，要把問題最大限度地解決在歸檔之前。

（三）把帶有歸檔標識的電子文件進行分類、組盤。分類不宜過細，要適中。分類方法有如下幾種：

1、按年度、機構或問題分類。

2、按保管期限分類。

3、按文件格式分：文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、數據庫文件、程序文件等。

4、按文件類型分：計算機程序文件、數據文件。

5、按存儲載體類型分：光盤、磁盤、磁帶等。

（四）把通過分類的電子文件重新排列，填寫必要著錄項目，編制機讀記錄和要存放載體的編號。

（五）歸檔的電子文件要編制簡要檢索工具，其基本著錄項目為：序號、題名、責任者、文號、每份文件機讀時間及位置、密級、保管期限、硬件和軟件環境等著錄內容。歸檔電子文件的著錄應符合國家檔案著錄規則基本要求。

第五章 移交、保管、提供利用

第十六條 電子文件的形成部門一般應在每年年底 1 2月3 1日前，將全年度辦理完畢的屬歸檔范圍的電子文件向部門檔案管理員歸檔，電子文件歸檔移交前，各承辦（業務）部門應檢查本部門電子文件的真實性與完整性，要做到移交及時、數據完整、內容準確、編目規范、帳目一致、手續清楚等。移交清單一式兩份，交接雙方簽字后各執一份。

第十七條 撤并單位的電子文件應按規定向接管單位或有關檔案管理員移交。

第十八條 檔案管理員負責電子文件歸檔前的監督、指導工作以及歸檔檢查驗收和接收后的統一編目、保管、開發利用。檔案管理員要檢驗好承辦（業務）部門移交的電子文件，做到外觀完好、整潔無損，記錄的字節數、檢索條目等著錄項目與登記一致，確保上機測試無病毒和準確率。凡檢驗不合格的，由形成部門負責重新制作。移交電子檔案的基本要求：

（一）元數據應當與電子檔案一起移交，一般采用基于X M L 的封裝方式組織檔案數據；

（二）電子檔案的文件格式按照國家有關規定執行；

（三）電子檔案有相應紙質、縮微制品等載體的，應當在元數據中著錄相關信息；

（四）采用技術手段加密的電子檔案應當解密后移交，壓縮的電子檔案應當解壓縮后移交；特殊格式的電子檔案應當與其讀取平臺一起移交；

（五）檔案移交單位應當將已移交的電子檔案在本單位至少保存 3 年。

第十九條 電子檔案移交最少要制作二套，一套封存保管，一套查閱利用。有必要的制作第三套，實行異地保存。

第二十條 電子檔案接收的主要流程是：檢驗電子檔案數據、辦理交接手續、接收電子檔案數據、著錄保存交接信息、遷移和轉換電子檔案數據、存儲電子檔案數據等步驟。接收入庫的電子檔案，每兩年要抽檢一次，抽檢率不低于 4 0 % ，發現問題要及時補救。

第二十一條 隨著計算機技術和設備的發展更新，庫存電子檔案要在完整、準確有保障的前提下，同步更新復制。復制或補救新版后，舊版或有問題的載體仍需保存三年。

第二十二條 對電子檔案的復制分為相同載體的原樣復制和不同載體的轉換復制。相同條件下，要優先考慮載體的可靠性和先進性。

第二十三條 磁性載體上的歸檔電子文件，每四年要復制一次。需搶救的光盤應及時復制，原載體保留時間不少于四年。

第二十四條 檔案室對電子檔案載體應當按照 D A / T 3 8《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范》檔案移交單位應當將已移交的電子檔案在本單位至少保存 3 年。