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一，系統(tǒng)概述

大檔家數(shù)據(jù)文件管理系統(tǒng)通過建立統(tǒng)一的標準，對整個數(shù)據(jù)文件管理進行標準化，包括各個業(yè)務系統(tǒng)文件管理的標準化；建立完整的數(shù)據(jù)文件信息資源共享服務平臺，支持數(shù)據(jù)文件管理信息處理的全過程，包括：獲取，接收轉移，歸檔，存儲管理，學習圖書館使用和發(fā)布等，同時逐步轉換業(yè)務管理模型為服務的管理模式，以業(yè)務模型為基礎的業(yè)務管理，業(yè)務流和數(shù)據(jù)流為基礎的系統(tǒng)服務平臺為系統(tǒng)。數(shù)據(jù)文件管理系統(tǒng)，為企事業(yè)單位數(shù)據(jù)文件的現(xiàn)代化管理提供了完整的解決方案，數(shù)據(jù)文件管理系統(tǒng)可以作為自己的系統(tǒng)，為用戶提供完整的數(shù)據(jù)文件管理和網(wǎng)絡查詢功能，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡。

二、市場分析

隨著企業(yè)和機構中各種信息文件的數(shù)量日益增加，數(shù)據(jù)文件的類型變得越來越多樣化，紙質信息的存儲迅速擴展。傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)檔案管理方法和技術手段所引起的問題日益突出，使得當前的傳統(tǒng)數(shù)據(jù)檔案管理已不能滿足企事業(yè)單位的實際需求，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.電子或紙質文件越來越多，而且散亂；

2.數(shù)據(jù)文件檢索效率低；

3.備案，借款和鑒定過程中存在障礙；

4.紙質文件容易損壞，丟失和泄露；

5.電子和紙質數(shù)據(jù)文件的管理難以考慮；

6.數(shù)據(jù)和檔案管理的權限設置不合理；

7.數(shù)據(jù)文件管理日志不完整，記錄難以跟蹤；

8.數(shù)據(jù)文件管理系統(tǒng)的實現(xiàn)不足。

綜上所述，數(shù)據(jù)檔案管理的解決方案如下：

1.建立電子數(shù)據(jù)檔案，數(shù)字化紙質數(shù)據(jù)文件，并對其進行集中統(tǒng)一管理；

2.通過多種渠道在線檢索數(shù)據(jù)文件；

3.建立電子備案，借閱及其他材料備案標準管理程序；

4.細粒度的權限控制系統(tǒng)和多種安全保護措施；

5.提供各種統(tǒng)計報告，有效監(jiān)視和評估數(shù)據(jù)文件的管理。

三、產品特點

1.數(shù)字辦公室

是信息信息的輸入，處理，輸出三大處理方式。特別是指使用掃描儀將信息直接寫到計算機中，而無需重新輸入。然后通過網(wǎng)絡技術將其以電子方式發(fā)送到需要信息的任何地方，最后通過打印機將信息輸出以達到信息共享的目的。

2.無紙化管理

無紙化管理是提高工作效率，促進企業(yè)管理質量提高，降低成本，同時提高工作效率的好方法。權利和責任的實現(xiàn)可以追溯，智能搜索，代表企業(yè)具有現(xiàn)代化的管理符號。

3.紙質版和電子版同時存在

紙質媒體包括所有金融憑證賬簿，經濟合同傳真副本和其他業(yè)務數(shù)據(jù)，人事檔案，通知，規(guī)則和法規(guī)以及其他辦公數(shù)據(jù)，技術部門圖紙，代碼技術數(shù)據(jù)等。電子媒體包括：電子文檔，圖紙，從信息安全的角度來看，紙質數(shù)據(jù)文件和電子數(shù)據(jù)文件的共存將持續(xù)很長時間。從數(shù)據(jù)管理和使用的角度來看，記錄和歸檔各種有價值的數(shù)據(jù)文件的目的是促進數(shù)據(jù)文件資源的共享。因此，數(shù)據(jù)文件管理人員必須抓好電子數(shù)據(jù)文件的管理，抓好電子數(shù)據(jù)文件與紙質數(shù)據(jù)文件的同步管理，加快紙質數(shù)據(jù)文件的掃描轉換過程，逐步將紙質數(shù)據(jù)文件轉換為電子數(shù)據(jù)文件。

四、系統(tǒng)功能說明

大檔家數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)的使用范圍包括：財務數(shù)據(jù)檔案，人事數(shù)據(jù)檔案，業(yè)務數(shù)據(jù)檔案，合同數(shù)據(jù)檔案，技術數(shù)據(jù)檔案（圖紙和文件）等，為企業(yè)和事業(yè)單位的現(xiàn)代化管理提供解決方案，并為用戶提供完整的數(shù)據(jù)存檔管理和查詢功能。主要功能包括：數(shù)據(jù)文件管理，借用數(shù)據(jù)文件，

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