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傳統的照片檔案館將歷史記錄與攝影材料作為載體，將圖像作為反射。新型照片文件是指使用數字圖像技術和計算機技術形成的照片文件。它屬于電子檔案，其形成，傳輸，存儲和使用與計算機等現代技術和設備密不可分。我們通常稱為照片存檔的是傳統的照片存檔。它以獨特的方式生動直觀地反映了發展過程和重要事件，可以真正記錄下來并留給后代。

照片檔案管理與利用現狀

傳統的照片檔案很容易損壞。環境因素（例如溫度和濕度，光線，灰塵和污染的空氣）對照片和底片有很大影響。如果未妥善保存照片，則圖像會被衰減，發霉，泛黃和褪色，并且底片上會出現粘附和發霉的現象。另外，薄膜的固著和沖洗不足，固著劑殘留在乳劑層中，也會使薄膜出現各種斑點，不能長期保存。

目前，由于照片檔案的數量少，尺寸小，在日常文件管理中其價值不高，并且沒有得到適當的保護，攝影師也無法對照片檔案形成合理的了解。沒有適當的保護，其壽命和完整性將受到影響，其使用價值將受到直接危害。

許多檔案管理人員對檔案有一個單方面的理解，他們錯誤地認為檔案是書面材料，他們只歸檔年度文件，而在工作中形成的照片，錄音和錄像不需要歸檔和保存。 

照片檔案的電子管理

隨著電子現代化技術的發展，已經產生了電子照片。它以數字代碼的形式記錄照片的像素，并以文件單位存儲在計算機磁盤或cd-ROM介質中。照片文件存儲格式，有BMP位圖未壓縮格式，也有JPEG，GIF等壓縮格式，照片存儲為BMP文件格式，圖像保真效果好，沒有失真，但需要存儲空間；它以壓縮格式（例如JPEG）存儲，但存儲空間較小，但是圖像的效果可能會有所損失。可以使用專門的軟件打開以這些格式存儲的照片文件，并將其顯示在屏幕上，或者使用打印機進行打印。

1.確保照片檔案的完整性和永久性。

傳統的照片檔案易于損壞且不易于保存。有些照片沒有底片，一旦損壞，將無法恢復。在計算機上復制電子照片文件非常容易，并且副本與原始文件完全相同。我們可以制作更多副本進行備份，一旦損壞，我們可以隨時恢復電子照片文件。您也可以收集數碼照片文件并將其刻錄到CD上進行存儲。在保存過程中，電子照片的圖像效果不會造成任何損失。從理論上講，它可以無限期保留。

2.建立常規計算機數據庫

應進一步改善檔案館的開發環境，為一張照片建立一個數據庫記錄。數據庫字段可以包括負數，照片文件編號，時間，地點，原因，人物，背景，攝影師，存儲時間，機密級別，參考編號，指針等。負數字段記錄照相負片的編號；文件編號字段記錄傳統紙質照片的文件編號。時間，地點，主題，背景和攝影師字段是照片檔案的文本描述。我們可以使用該數據庫來管理，查詢和利用電子照片。

安徽大檔家多媒體檔案管理系統，主要應用于各個單位的檔案館（室）,該軟件是以建立相冊的方式組織和管理電子照片。它提供一系列的功能以幫助音像檔案管理人員完成音像檔案的收集、歸檔、利用等全生命周期業務操作。同時為利用者提供多種途徑對檔案進行訪問。在本軟件中，轉換相冊非常容易，檢索和利用電子照片也非常方便。檔案管理軟件系統咨詢：18505518392