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檔案數字化的定義

檔案數字化是指利用計算機技術，掃描技術，OCR技術，數字攝影（錄音和錄像）技術，數據庫技術，多媒體技術等高新技術將各種載體的檔案資源轉換為數字檔案信息。和存儲技術。它是檔案信息建設的重要組成部分，以數字化形式存儲，以網絡形式相互連接，由計算機系統管理，形成檔案信息數據庫的有序結構，實現資源共享。

檔案數字化的主要內容

1.數字化檔案目錄信息并建立檔案目錄數據庫；

2.承運人文件的數字化，例如紙質文件，縮微文件，照片文件，音頻和視頻文件等，并建立檔案圖像數據庫或多媒體數據庫；

3.收集和建立檔案專題信息。

檔案數字化的作用

一、為檔案信息化建設打下堅實的基礎

檔案的信息化建設是檔案管理發展規劃中的一項重要任務，其核心是資源建設。資源建設包括兩個任務：第一，建立現有檔案的目錄數據庫，對重要檔案和照片，錄音和錄像進行數字化；第二，電子文件歸檔和電子文件管理。

二、有利于長期發展，保護原始檔案

1.用數字文件替換原始文件以保護原始文件；

2.數字拷貝應存放在不同的地方，并輸出縮微膠卷以供永久保存。這樣，在發生自然災害時不會破壞檔案，有利于檔案的長期發展；

3.恢復檔案材料的模糊和褪色的筆跡，并修復染色和損壞的照片檔案。

三、改善檔案利用方式，提高利用率

1.可以同時以數字形式向多個用戶提供文檔，以實現資源共享；

2，數字文件可以通過網絡傳輸，可以在不同的地方訪問和利用，從而擴大了檔案的利用空間；

3.將文件數字化后，可以將打開的文件上傳到系統。用戶可以隨時使用打開的文件來實現文件信息資源的共享。

4.縮短檢索時間，大大提高利用效率。

四、節省成本并提高檔案管理員的工作效率

通過數字化管理，可以將紙張載體文件轉換為機器可讀文件，不僅節省了存儲成本，而且節省了空間。咨詢方便快捷，避免了重復打印材料造成的紙張和人員浪費。經過數字管理后，可以及時歸檔檔案，并可以盡快提供使用服務。

安徽大檔家數字檔案管理系統是專業的檔案管理軟件，集檔案采集、分類、歸檔、管理、檢索、查閱、銷毀等一站式服務平臺，專注于數字檔案建設數十年，擁有豐富的數字檔案室建設經驗，檔案管理軟件系統咨詢：18505518392