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紙質檔案的數字化概念使用掃描儀或數碼相機等數字設備對紙質檔案進行數字處理，并將其轉換為可以存儲在磁帶，磁盤，CD和其他載體上并可以識別的數字圖像或數字通過計算機文本處理的過程（DAT / 31-2005）。  使用掃描儀和其他設備對紙質檔案進行數字化處理，以將它們轉換為存儲在磁帶，磁盤，CD和其他載體上的數字圖像，并根據紙質檔案的內部連接建立目錄。處理數據和數字圖像之間的關系。   

紙質文件數字化的意義 

1、確保傳統文件的物理安全性

 將文件數字化后，這些文件將用作數字資源（電子目錄+掃描的圖像）。 主要是，檔實體可以移動得少一些或少一些，從而大大減少了對歸檔實體的各種人為或自然損壞。   

2、提高檔案的現代管理水平 

在將檔案數字化之前，必須手動搜索紙張目錄，并且必須搜索每個卷的檔案內容。數字化后，可以使用檔案管理軟件。通過OCR技術對檔案電子目錄進行實時搜索，可以實現檔案的全文檢索，大大提高了檔案的召回率。同時，檔案數字化還可以帶動檔案基礎工作的完全完成，使檔案管理狀況得到改善，全面提高檔案管理水平。   

3、減輕工作強度并提高工作效率 

將檔案數字化后，使用諸如閱讀，編輯，研究和舉辦展覽之類的檔案實體的作品無需去倉庫來籌集檔案。退回倉庫時不必一一計數文件，這降低了文件管理的強度，避免了防復制材料造成的紙張和人員浪費。對檔案進行物理密封后，可以節省大量的檔案日常管理，提高了工作效率。同時，由于檔案的年代久遠，大量的有毒有害粉塵附著在表面上。檔案越舊，有毒有害粉塵越多，側面保護檔案管理員的健康。