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員工檔案管理的內(nèi)容

 1、員工基本信息登記

通常包括但不限于：姓名、性別、部門、職位、崗位、出生年月、年齡、身份證號碼、學(xué)歷、專業(yè)、學(xué)位、家庭住址、聯(lián)系電話、入職時間、項目經(jīng)歷、家庭情況等，某些情況下可能會包括五險一金購買情況、勞動合同起始時間、勞動合同終止時間、工作年限等等，根據(jù)不同企業(yè)的崗位特征與行業(yè)特征還會不同內(nèi)容的選擇。

這樣的表格基本上會在員工剛進入一家企業(yè)的時候進行登記，有一部分為員工個人填寫（例如：入職員工基本信息表、入職登記表等），還有一些可能需要HR進行填補并一一登記至電子版《員工花名冊》，包括勞動合同的情況。

此類信息電子掃描檔與原件均需要有，以防止原件丟失、破損、被盜竊、被毀損等情況出現(xiàn)；需注意，員工本人簽字確認(rèn)提供的信息屬實（如不屬實，公司可解除勞動合同）。

2、員工入職相關(guān)審批文件

包括但不限于：入職審批表、薪酬確認(rèn)函、試用期崗位職責(zé)與目標(biāo)計劃等；入職面試測評量表、面試評價表、新員工提供的以前工作成果文檔（如需要）等；

3、員工各類證件

包括但不限于：身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證、資格證、駕駛證、各種專業(yè)證書、比賽獲獎證書等等；

這一類檔案很多傳統(tǒng)企業(yè)會用復(fù)印件，不建議僅保留復(fù)印件，因為防止有修改爭議，當(dāng)然更重要的是可能會被毀損，盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。

4、員工各類在職資料

包括但不限于：入職體檢合格表、上家企業(yè)離職證明、勞動合同書及附件、試用（實習(xí)）工作總結(jié)、試用期業(yè)績完成情況、引導(dǎo)人及部門的轉(zhuǎn)正評估意見、轉(zhuǎn)正后薪酬福利確認(rèn)函（開始入職沒有簽署）、轉(zhuǎn)正申請、每年度工作總結(jié)等；

此類檔案建議最好保留原件與掃描件各一份，均在HR部門，電子檔主要是查閱與調(diào)取方便；需注意，所有的此類文件均要有員工本人簽字；

5、員工參加重要會議、培訓(xùn)的各類統(tǒng)計與履歷表

通常包括但不限于：入職培訓(xùn)、制度類會議簽到表、新員工培訓(xùn)計劃書、每一次培訓(xùn)心得、培訓(xùn)考試成績，無論內(nèi)外訓(xùn)都要有員工簽字確認(rèn)的履歷表，崗位職責(zé)及要求（入職、調(diào)整）、崗位激勵機制（薪酬、考核、晉升、淘汰、獎懲、能力評估等）；通常此類表格建議部門與HR部門各執(zhí)一份，HR部門為原件與電子檔，用人部門可以用復(fù)印件與電子檔。需注意，所有的此類文件均要有員工本人簽字；

6、員工在企業(yè)里的崗位異動記錄

包括但不限于：轉(zhuǎn)正、調(diào)崗、晉升、降級等通知，公告、人事任務(wù)命書、解除勞動合同證明文件等。電子檔與紙檔各執(zhí)一份。

7、員工調(diào)薪、獎懲記錄

所有調(diào)薪以及獎懲需要有記錄，均要有員工確認(rèn)，無論線上OA流程備案亦或紙檔流程，如果是紙檔，須再保存一份電子檔，此類檔案很關(guān)鍵。

 8、勞動合同及保密協(xié)議等相關(guān)文件

此條不需多做解釋，重要性更是不言而喻的。

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