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人事檔案保管工作的范圍是由各個機關(guān)人事管理權(quán)限決定的。各個機關(guān)管理的職務(wù)層次和人員不同,人事檔案保管的范圍也不同。根據(jù)規(guī)定,縣以上(含縣)的機關(guān)人事檔案保管范圍,應(yīng)與人事管理范圍相一致。具體范圍劃分如下:

（一)對現(xiàn)職人員人事檔案的保管

第一,人事檔案的正本由主管人員職務(wù)的部門保管。這種劃分是根據(jù)管人與管理檔案一致的原則確定的,其作用在于保證主管部門對人事檔案的利用。根據(jù)黨和國家的人事制度,機關(guān)人事管理范圍是按職務(wù)劃分的，一個機關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)職務(wù),由它的上一級組織、人事部門或隸屬部門管理。具有任免某一職務(wù)權(quán)的部門才是“主管人員職務(wù)”的部門。

第二,人事檔案副本由主管和協(xié)管人員職務(wù)的部門管理。所謂協(xié)管部門，一般是指人員所在的單位或主管部門指定的有關(guān)部門。

第三，軍隊人員兼地方職務(wù)的,其檔案正本由軍隊保管，地方人員兼軍隊職務(wù)的，其檔案正本由地方有關(guān)部門保管。

第四，干部檔案，由各級機關(guān)組織、人事部門保管。

第三,受刑事處分和勞動教養(yǎng)人員的人事檔案,由原單位保管。刑滿釋放或解除勞教以后,重新安置工作的,其人事檔案由主管該人員的部門保管或政府所屬的人才流動服務(wù)中心保管。

第四，出國不歸、失蹤和逃亡等人員的人事檔案，由原主管部門保管。

第五,職工檔案一般屬勞資部門或機關(guān)人事部門保管,也有的在干部人事部門保管。目前有的企業(yè)實行檔案綜合管理,即干部、職工檔案統(tǒng)由綜合檔案管理部門保管。

第六,學生檔案，一般學校設(shè)專門部門保管,也有的由學校人事工作部門保管。

（二)對退（離)休人員檔案的保管

退休和離休人員的人事檔案，一般由原保管部門保管，如果退（離)休后,易地安置,供給關(guān)系未轉(zhuǎn)的,其檔案仍由原單位保管,若將組織供給關(guān)系轉(zhuǎn)到安置地方的,其人事檔案應(yīng)轉(zhuǎn)給負責安置的有關(guān)部門保管。

（三)對死亡人員檔案的保管

第一,中央和國務(wù)院管理職務(wù)的干部,死亡后,其檔案由原管理單位保管五年后,移交中央檔案館保管。

第二,中央、國家機關(guān)各部委,各省、市、自治區(qū)管理的司局級職務(wù)的干部，全國著名的科學家、藝術(shù)家、教授和有特殊貢獻的英雄、模范人物、知名人士,死亡后,其檔案由原工作單位保管五年后,分別移交本機關(guān)檔案部門保存,并按《機關(guān)檔案工作條例》規(guī)定的期限,定期移交同級檔案館保管。

第三,處級以下一般人員(包括工人、學生）死亡后,其檔案仍由原單位保管,五年后移交本單位檔案部門保存,按同級國家檔案館接收范圍的規(guī)定進館。

（四)對其他人員人事檔案的保管

第一,退職、自動離職、辭退(解聘)人員的人事檔案,另謀職業(yè)者,將其人事檔案轉(zhuǎn)到有關(guān)組織、人事部門或所屬的人才流動服務(wù)中心保管。

第二，被開除公職的人員,未就業(yè)的,其人事檔案由原單位保管;已就業(yè)者，其人事檔案由有關(guān)的人事、勞動部門或所屬人才流動服務(wù)中心保管。