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檔案管理工作中電子文件該如何鑒定？

電子文件的鑒定,主要體現在兩個方面：一是歸檔電子文件的原始性、準確性和完整性,即是否在真實環境中形成的，經過審批的電子文件;是否經過事務處理并有結果的電子文件；是否組成完整的系統的電子文件。二是確定電子文件的價值和保管期限。這主要取決于電子文件內容所含信息的價值及社會對它的需求。

電子文件的鑒定，主要是在歸檔前,電子文件形成部門在檔案部門的協助下，對歸檔的電子文件內容進行鑒定。鑒別電子文件的價值,同時對其記錄的載體進行檢查、檢測,對所需的軟硬件環境做出說明,并根據電子文件的內容價值劃分保管期限，提出在保管期限內相應的技術環境要求。歸檔后,在電子檔案管理過程中也有鑒定問題,其主要任務是對已到保管期限的電子檔案重新審查鑒定,把失去保存價值的電子檔案剔除銷毀。這兩個階段的鑒定工作是互相聯系、相輔相成的。歸檔時的鑒定是基礎,電子檔案管理過程中的鑒定是前一階段鑒定的繼續和補充。

電子文件鑒定時要特別注意：一是確定電子文件的原始性、真實性。電子文件的更改非常容易,往往不留痕跡。所以,鑒別歸檔的電子文件是否就是形成時的、有效的電子文件,即確認其原始性、真實性則是首要任務。在鑒定方法上,若電子計算機網絡上有記錄系統，可與記錄系統所記載的形成、修改、批準時間等方面對照來鑒別其原始性、真實性。如載體傳遞,要用有無登記、記錄等管理制度來確認其原始性、真實性。二是鑒定和檢測要兩相結合。電子文件是內容、載體顯示電子文件的計算機軟、硬件平臺的組合。有了這個組合,我們才知道電子文件的內容是什么。電子文件的載體若有病毒、損壞，就不可能知道電子文件的內容；軟件與硬件平臺不一致,載體所載電子文件內容是什么也不可能知道；載體不能被計算機軟、硬件平臺確認,也不會知道電子文件的內容。這些只有通過檢測才能夠確認。

與紙質文件鑒定一樣,電子文件的鑒定也要成立組織.明確程序。

電子文件的歸檔范圍可以參照國家關于紙質文件材料歸檔的有關規定執行,并應包括相應的背景信息和元數據。

電子文件保管期限和密級的劃分工作,可以參照國豪關于紙質文件材料密級和保管期限的有關規定執行。電子文件的背景信息和元數據的保管期限應當與內容信息的保管期限相一致。

歸檔電子文件的鑒定銷毀,可參照國家關于檔案鑒定銷毀的有關規定執行。需要注意的是，銷毀電子文件時要了解邏輯刪除與物理刪除的區別,屬于保密范圍的歸檔電子文件,如存儲在不可擦除載體上,應連同存儲載體一起銷毀。不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進行邏輯刪除。

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