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1　范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了電子檔案管理的基本術(shù)語(yǔ)及其定義。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于檔案工作及相關(guān)領(lǐng)域。

2　一般概念

2.1　 

電子文件 electronic document；electronic record

國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸（3.14）和存儲(chǔ)（5.3）的數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容（2.13）、結(jié)構(gòu)（2.14）和背景（2.15）組成。

2.2　 

電子檔案 electronic record；archival electronic record

具有憑證、查考和保存（5.1）價(jià)值并歸檔（3.5）保存（5.1）的電子文件（2.1）。

2.3　 

業(yè)務(wù)系統(tǒng)business system

形成或管理機(jī)構(gòu)活動(dòng)數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。

示例：電子商務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)等促進(jìn)機(jī)構(gòu)事務(wù)處理的應(yīng)用系統(tǒng)。

2.4　 

電子文件管理系統(tǒng)electronic document management system

用于形成、處理和維護(hù)電子文件（2.1）的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。

參見(jiàn)：電子檔案管理系統(tǒng)（2.5）。

注：電子文件管理系統(tǒng)是業(yè)務(wù)系統(tǒng)（2.3）的一個(gè)子系統(tǒng)。

2.5　 

電子檔案管理系統(tǒng)electronic records management system

對(duì)電子文件（2.1）、電子檔案（2.2）進(jìn)行捕獲（3.1）、維護(hù)、利用（5.13）和處置（4.9）的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。

參見(jiàn)：電子文件管理系統(tǒng)（2.4）。

注：電子檔案管理系統(tǒng)通常用于電子檔案（2.2）形成單位，更注重對(duì)電子檔案（2.2）的管理。系統(tǒng)通過(guò)維護(hù)元數(shù)據(jù)（2.16）及電子檔案（2.2）之間的聯(lián)系，支持電子檔案（2.2）作為證據(jù)的價(jià)值。

2.6　 

數(shù)字檔案館digital archives

運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)電子檔案（2.2）及其他數(shù)字資源進(jìn)行采集、存儲(chǔ)（5.3）、管理，并通過(guò)各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供利用（5.13）的檔案信息集成管理體系。

2.7　 

開(kāi)放檔案信息系統(tǒng)open archival information system

一個(gè)由人和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)組成的有機(jī)體，承擔(dān)保存（5.1）信息并將其提供給指定用戶的責(zé)任。

注：開(kāi)放檔案信息系統(tǒng)旨在為信息系統(tǒng)建立一個(gè)參考模型，以維護(hù)信息系統(tǒng)中數(shù)字信息的長(zhǎng)期保存（5.1）和可存取。“開(kāi)放”一詞表明與其相關(guān)的建議和標(biāo)準(zhǔn)是以開(kāi)放形式產(chǎn)生的，并不表示對(duì)開(kāi)放檔案信息系統(tǒng)的訪問(wèn)不受限制。

2.8　 

信息包 information package

由內(nèi)容信息和相關(guān)保存描述信息構(gòu)成的信息整體。

注：保存描述信息有助于保存（5.1）和查找內(nèi)容信息。

2.9　 

提交信息包submission information package

由信息生產(chǎn)者交給開(kāi)放檔案信息系統(tǒng)（2.7）的信息包（2.8），用于構(gòu)建一個(gè)或多個(gè)存檔信息包（2.10）。

參見(jiàn)：發(fā)布信息包（2.11）。

2.10　 

存檔信息包archival information package

保存在開(kāi)放檔案信息系統(tǒng)（2.7）中的包含內(nèi)容信息和相關(guān)的保存描述信息的信息包（2.8）。

參見(jiàn)：提交信息包（2.9），發(fā)布信息包（2.11）。

2.11　 

發(fā)布信息包dissemination information package

開(kāi)放檔案信息系統(tǒng)（2.7）根據(jù)用戶的需求完成數(shù)據(jù)的抽取、封裝（3.12）并發(fā)送給用戶的信息包（2.8），抽取的內(nèi)容來(lái)自于一個(gè)或多個(gè)存檔信息包（2.10）。

參見(jiàn)：提交信息包（2.9）。

2.12　 

打包信息 packaging information

用于綁定和識(shí)別一個(gè)信息包（2.8）構(gòu)成的信息。

2.13　 

內(nèi)容 content

以字符、圖形、圖像、音頻、視頻等形式表示的電子檔案（2.2）的主題信息。

2.14　 

結(jié)構(gòu) structure

電子檔案（2.2）的內(nèi)容（2.13）組織和存儲(chǔ)（5.3）方式。包括邏輯結(jié)構(gòu)（2.14.1）和物理結(jié)構(gòu)（2.14.2）。

2.14.1　 

邏輯結(jié)構(gòu) logical structure

電子檔案（2.2）內(nèi)容（2.13）各信息單元之間關(guān)系的描述。

示例：電子檔案的字體字號(hào)、文字的排列、章節(jié)的構(gòu)成、各頁(yè)的先后順序、插圖的標(biāo)號(hào)位置等。

2.14.2　 

物理結(jié)構(gòu) physical structure

電子檔案（2.2）在存儲(chǔ)（5.3）設(shè)備或載體中的存儲(chǔ)（5.3）位置和文件格式（2.22）。

2.15　 

背景 context

電子檔案（2.2）形成、傳輸（3.14）、使用和維護(hù)的框架。

注：背景包括行政背景、來(lái)源背景、業(yè)務(wù)流程背景以及技術(shù)背景等。

2.16　 

元數(shù)據(jù) metadata

描述電子檔案（2.2）的內(nèi)容（2.13）、結(jié)構(gòu)（2.14）、背景（2.15）及其整個(gè)管理過(guò)程的數(shù)據(jù)。

注：改寫(xiě)GB/T 26162.1-2010，3.12。

2.17　 

真實(shí)性 authenticity

電子檔案（2.2）的內(nèi)容（2.13）、邏輯結(jié)構(gòu)（2.14.1）和背景（2.15）與形成時(shí)的原始狀況相一致的性質(zhì)。

注：具有真實(shí)性的電子檔案（2.2）由特定機(jī)構(gòu)使用安全可靠的系統(tǒng)軟件形成，沒(méi)有發(fā)生被非法篡改或者誤用過(guò)的情況，能夠證明其用意、生成者或發(fā)送者、生成或發(fā)送的時(shí)間與既定的相符。

2.18　 

可靠性 reliability

電子檔案（2.2）的內(nèi)容（2.13）完全和正確地表達(dá)其所反映的事務(wù)、活動(dòng)或事實(shí)的性質(zhì)。

2.19　 

完整性 integrity

電子檔案（2.2）的內(nèi)容（2.13）、結(jié)構(gòu)（2.14）和背景（2.15）信息齊全且沒(méi)有破壞、變異或丟失的性質(zhì)。

2.20　 

可用性 usability

電子檔案（2.2）可以被檢索（5.11）、呈現(xiàn)和理解的性質(zhì)。

2.21　 

全程管理 life-cycle management

對(duì)電子文件（2.1）形成、辦理、歸檔（3.5）以及電子檔案（2.2）維護(hù)、利用（5.13）和最終處置（4.9）（銷毀（4.10）或永久保存（5.1））全過(guò)程進(jìn)行的控制。

2.22　 

文件格式 file format

電子文件（2.1）在計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備中組織和存儲(chǔ)（5.3）的編碼方式。

示例：文本格式pdf、doc、xls、ppt、txt、wps、xml、html等，圖像格式JPG、Tiff、GIF、PNG、BMP等；圖形格式DWG、DXF、IGS等；音頻格式wav、mp3、mid等；視頻格式avi、wmv、flv、mpeg、rm等。

2.23　 

電子簽名 electronic signature

電子文件（2.1）中以電子形式所含、所附用于識(shí)別責(zé)任人身份并表明責(zé)任人認(rèn)可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù)。

3　電子檔案的收集與整理

3.1　 

捕獲 capture

適時(shí)獲取電子文件（2.1）及其元數(shù)據(jù)（2.16）的方法與過(guò)程。

注：改寫(xiě)DA/T 46-2009，3.10。

3.2　 

登記 registration

在電子文件（2.1）、電子檔案（2.2）進(jìn)入電子檔案管理系統(tǒng)（2.5）、數(shù)字檔案館（2.6）時(shí)，給其一個(gè)唯一標(biāo)識(shí)符的行為。

注：改寫(xiě)GB/T 26162.1-2010，3.18。

3.3　 

分類 classification

依據(jù)分類體系中所規(guī)定的邏輯結(jié)構(gòu)、方法和程序規(guī)則，按照類目對(duì)電子檔案（2.2）進(jìn)行的系統(tǒng)標(biāo)識(shí)和整理。

注：改寫(xiě)GB/T 26162.1-2010，3.5。

3.4　 

著錄 description

按標(biāo)準(zhǔn)形式對(duì)電子檔案（2.2）的內(nèi)容（2.13）、結(jié)構(gòu)（2.14）、背景（2.15）及管理活動(dòng)進(jìn)行描述的過(guò)程。

3.5　 

歸檔 ≈ archiving

按照國(guó)家規(guī)定將具有保存(5.1)價(jià)值的電子文件(2.1)及其元數(shù)據(jù)(2.16)的保管權(quán)交給檔案部門(mén)的過(guò)程。

3.6　 

網(wǎng)絡(luò)文件存檔 web archiving

將組織機(jī)構(gòu)在處理業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)形成的、具有原始記錄性的內(nèi)容文件和管理文件轉(zhuǎn)化為電子檔案（2.2）的過(guò)程。

示例：網(wǎng)絡(luò)內(nèi)容文件有網(wǎng)頁(yè)、后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)文件等；管理文件有網(wǎng)站設(shè)計(jì)文件、程序文件、網(wǎng)站日志等。

3.7　 

移交 transfer

按照國(guó)家規(guī)定將電子檔案（2.2）的保管權(quán)交給檔案館的過(guò)程。

3.8　 

接收 accession

檔案館、檔案室按照國(guó)家規(guī)定收存電子檔案（2.2）的過(guò)程。

3.9　 

關(guān)聯(lián) association

通過(guò)管理系統(tǒng)，將元數(shù)據(jù)（2.16）及其對(duì)應(yīng)的管理對(duì)象建立穩(wěn)定關(guān)系的過(guò)程。

3.10　 

掛接 link

用電子檔案（2.2）在計(jì)算機(jī)中的名稱作為指針在數(shù)據(jù)庫(kù)中將電子檔案（2.2）與其元數(shù)據(jù)（2.16）聯(lián)系起來(lái)的過(guò)程。

3.11　 

嵌入 embed

將元數(shù)據(jù)（2.16）內(nèi)嵌于電子檔案（2.2）的過(guò)程。

3.12　 

封裝 encapsulation

將電子檔案（2.2）及其元數(shù)據(jù)（2.16）作為一個(gè)整體按指定結(jié)構(gòu)打包的過(guò)程。

3.13　 

聚合 aggregation

按一定邏輯關(guān)系將若干電子檔案（2.2）建立有機(jī)聯(lián)系的過(guò)程。

3.14　 

傳輸 transmission

通過(guò)網(wǎng)絡(luò)或可交換的計(jì)算機(jī)載體傳遞電子檔案（2.2）的過(guò)程。

4　電子檔案的鑒定與處置

4.1　 

鑒定 appraisal

對(duì)電子文件（2.1）、電子檔案（2.2）的內(nèi)容（2.13）和技術(shù)狀況進(jìn)行評(píng)估的過(guò)程，確認(rèn)其真實(shí)性（2.17）、完整性（2.19）、可用性（2.20）、安全性及其價(jià)值等，判斷其是否屬于歸檔（3.5）范圍并確定其保管期限（4.7）。

4.2　 

真實(shí)性檢驗(yàn)authentication

通過(guò)管理和技術(shù)措施評(píng)估電子檔案（2.2）是否符合真實(shí)性（2.17）內(nèi)涵要點(diǎn)的過(guò)程。

示例：驗(yàn)證所收到的電子簽名等與所發(fā)送的是否相同；遷移或轉(zhuǎn)換后的電子檔案與形成時(shí)的原始狀況是否一致；是否受到未經(jīng)授權(quán)的增、刪、改、利用和隱藏。

4.3　 

完整性檢驗(yàn)integrity check

通過(guò)管理和技術(shù)措施檢查電子檔案（2.2）及其元數(shù)據(jù)（2.16）是否符合完整性（2.19）要求的過(guò)程。

示例：檢查所收到的電子檔案及其元數(shù)據(jù)是否齊全完好；是否受到未經(jīng)授權(quán)的增、刪、改、利用和隱藏；是否對(duì)所有授權(quán)的增、刪、改進(jìn)行了標(biāo)記。

4.4　 

可用性檢驗(yàn) usability check

通過(guò)管理和技術(shù)措施驗(yàn)證電子檔案（2.2）、載體、應(yīng)用軟件是否符合可用性（2.20）要求的過(guò)程。

示例：檢驗(yàn)電子檔案是否可讀、可理解、可檢索，載體介質(zhì)是否完好和兼容，是否附帶相應(yīng)的特殊應(yīng)用軟件等。

4.5　 

安全性檢驗(yàn)security check

通過(guò)管理和技術(shù)措施識(shí)別電子檔案（2.2）潛在安全性缺陷的過(guò)程。

示例：檢測(cè)電子檔案是否有病毒等。

4.6　 

文件格式檢驗(yàn)file format check

驗(yàn)證電子檔案（2.2）是否符合規(guī)定的文件格式（2.22）的過(guò)程。

4.7　 

保管期限r(nóng)etention period

對(duì)電子檔案（2.2）劃定的留存年限。

4.8　 

保管期限表records retention schedule

規(guī)定電子檔案（2.2）保管期限（4.7）的文件。

4.9　 

處置disposition

按照規(guī)定對(duì)電子文件（2.1）、電子檔案（2.2）實(shí)施留存、移交（3.7）或銷毀（4.10）的一系列過(guò)程。

注：改寫(xiě)GB/T 26162.1-2010，3.9。

4.10　 

銷毀destruction

消除或刪除失去價(jià)值的電子文件（2.1）、電子檔案（2.2），使之無(wú)法恢復(fù)的過(guò)程。

注：改寫(xiě)GB/T 26162.1-2010，3.8。

5　電子檔案的保存與利用

5.1　 

保存 preservation

確保電子檔案（2.2）得到長(zhǎng)期維護(hù)所涉及的過(guò)程和操作。

5.2　 

保護(hù)conservation

采用物理和化學(xué)方法保持電子檔案（2.2）載體穩(wěn)定性的行為。

5.3　 

存儲(chǔ)storage

以經(jīng)濟(jì)、有效、安全的方式保護(hù)（5.2）、存取和管理電子檔案（2.2）以便利用（5.13）的過(guò)程。

注：可從電子檔案（2.2）存儲(chǔ)載體的壽命、存儲(chǔ)容量、系統(tǒng)獨(dú)立性和成本，存儲(chǔ)條件和處理過(guò)程中載體的物理特性和化學(xué)特性，轉(zhuǎn)換（5.8）和遷移（5.9）方案，防非法利用（5.13）、防丟失或損壞、防盜、防災(zāi)等方面考慮電子檔案(2.2)的存儲(chǔ)，以保證其在整個(gè)保管期限（4.7）內(nèi)可讀取、真實(shí)、可靠、完整、可用。

5.4　 

在線存儲(chǔ) online storage

存儲(chǔ)（5.3）設(shè)備安裝在系統(tǒng)中，系統(tǒng)可直接訪問(wèn)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)（5.3）技術(shù)。

注：在線存儲(chǔ)設(shè)備主要是磁盤(pán)、磁盤(pán)陣列，可滿足對(duì)高利用率數(shù)據(jù)的頻繁、高速操作的要求。

5.5　 

離線存儲(chǔ)offline storage

存儲(chǔ)（5.3）設(shè)備經(jīng)人工安裝后，系統(tǒng)才能訪問(wèn)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)（5.3）技術(shù)。

注：離線存儲(chǔ)主要用于在線數(shù)據(jù)的備份（6.7），訪問(wèn)速度慢、效率低。離線存儲(chǔ)設(shè)備主要是光盤(pán)和磁帶。

5.6　 

近線存儲(chǔ)nearline storage

存儲(chǔ)（5.3）設(shè)備自動(dòng)安裝后，系統(tǒng)能夠自動(dòng)訪問(wèn)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)（5.3）技術(shù)。

注：近線存儲(chǔ)適用于不常用到或訪問(wèn)量不大的數(shù)據(jù)，需要較大的存儲(chǔ)（5.3）容量。近線存儲(chǔ)設(shè)備包括光盤(pán)塔、光盤(pán)庫(kù)、低端磁盤(pán)陣列、高端磁帶設(shè)備等，尋址迅速、傳輸率高，但讀取速度比在線存儲(chǔ)（5.4）慢。

5.7　 

復(fù)制copy

在同種類型的載體上制作完全相同的副本。

參見(jiàn)：轉(zhuǎn)換（5.8），遷移 （5.9）。

示例：紙質(zhì)到紙質(zhì)、縮微膠片到縮微膠片的副本或電子檔案的備份副本（如光盤(pán)到磁盤(pán)）。

5.8　 

轉(zhuǎn)換 conversion

在確保檔案原有信息（內(nèi)容（2.13））不發(fā)生變化的前提下，變更檔案的載體形式或文件格式（2.22）。

參見(jiàn)：復(fù)制（5.7），遷移（5.9）。

5.9　 

遷移 migration

在不改變文件格式（2.22）的前提下，將電子檔案（2.2）由一種軟硬件配置轉(zhuǎn)移到另一種軟硬件配置的過(guò)程。

參見(jiàn)：復(fù)制（5.7），轉(zhuǎn)換（5.8）。

5.10　 

仿真emulation

模仿電子檔案（2.2）產(chǎn)生時(shí)的軟硬件環(huán)境，使電子檔案（2.2）能夠以原始面貌（初始格式、版面與內(nèi)容（2.13）等）顯示，功能性也能得到保護(hù)的技術(shù)。

注：仿真有助于保護(hù)（5.2）、辨認(rèn)那些極大依賴特殊硬件與軟件而又無(wú)法在新、舊技術(shù)平臺(tái)間進(jìn)行遷移（5.9）的電子檔案（2.2）。

5.11　 

檢索 retrieval

從計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)中定位和獲取電子檔案（2.2）信息的過(guò)程。

5.12　 

標(biāo)引indexing

為方便電子檔案（2.2）的利用（5.13）而建立檢索（5.11）入口的過(guò)程。

5.13　 

利用 access

    查找、使用或檢索（5.11）電子檔案（2.2）的權(quán)利、機(jī)會(huì)和方法。

6　電子檔案的安全

6.1　 

防護(hù)protection

為了防止對(duì)電子檔案（2.2）未經(jīng)授權(quán)地訪問(wèn)、修改或刪除而采取的管理、技術(shù)或物理手段。

6.2　 

跟蹤 tracking

捕獲（3.1）、記錄和維護(hù)電子檔案管理系統(tǒng)（2.5）、數(shù)字檔案館（2.6）系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)信息或電子檔案（2.2）運(yùn)轉(zhuǎn)和利用（5.13）信息的過(guò)程。

6.3　 

審計(jì) audit

利用跟蹤（6.2）過(guò)程中形成的信息檢查文件狀態(tài)的活動(dòng)。

6.4　 

身份識(shí)別技術(shù) identity recognition technique

用于區(qū)分操作者角色和權(quán)限（6.5）的技術(shù)方法。

示例：密碼口令、IC身份卡、指紋識(shí)別技術(shù)、視網(wǎng)膜識(shí)別技術(shù)等。

6.5　 

權(quán)限 authorization

按操作者身份所確定的職能、權(quán)利等，用于保證對(duì)電子檔案（2.2）的合法操作。

6.6　 

數(shù)字水印digital watermark

采用數(shù)字技術(shù)對(duì)電子文件（2.1）、電子檔案（2.2）加注的固化信息的標(biāo)記，起防錯(cuò)、防漏和防調(diào)換等作用。

6.7　 

備份 backup

將電子檔案（2.2）或電子檔案管理系統(tǒng)（2.5）的全部或部分復(fù)制（5.7）或轉(zhuǎn)換（5.8）到存儲(chǔ)（5.3）載體或獨(dú)立的系統(tǒng)上。

6.8　 

異質(zhì)備份 heterogeneous backup

將電子檔案（2.2）的信息轉(zhuǎn)換（5.8）到其他類型的載體上。

示例：將電子檔案?jìng)浞轂榧堎|(zhì)或縮微膠片。

6.9　 

異地備份 off-site backup

將電子檔案（2.2）的備份件保存（5.1）在不同地點(diǎn)。

6.10　 

數(shù)據(jù)復(fù)原 resume

從原始的字節(jié)流中恢復(fù)數(shù)字資源的原貌，并保證數(shù)據(jù)資源的可讀性和可用性（2.20）。數(shù)據(jù)復(fù)原包括數(shù)據(jù)災(zāi)難恢復(fù)（6.14）、數(shù)據(jù)格式恢復(fù)等。

注：由于數(shù)據(jù)復(fù)原無(wú)法評(píng)估數(shù)據(jù)恢復(fù)的成果，故僅在長(zhǎng)期保存（5.1）方法無(wú)法發(fā)揮作用時(shí)使用。

6.11　 

 風(fēng)險(xiǎn) risk

電子文件（2.1）、電子檔案（2.2）所面臨的威脅及其可能造成的影響。

注：電子文件（2.1）、電子檔案（2.2）風(fēng)險(xiǎn)因素包括技術(shù)因素、機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理因素、社會(huì)環(huán)境因素和自然環(huán)境因素。

6.12　 

風(fēng)險(xiǎn)管理 risk management

對(duì)電子文件（2.1）、電子檔案（2.2）的風(fēng)險(xiǎn)（6.11）進(jìn)行識(shí)別、評(píng)估、應(yīng)對(duì)和監(jiān)控的過(guò)程。

6.13　 

災(zāi)難備份 backup for disaster recovery

為了應(yīng)對(duì)突發(fā)災(zāi)難而對(duì)電子檔案（2.2）、電子檔案管理系統(tǒng)（2.5）、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、基礎(chǔ)設(shè)施、專業(yè)技術(shù)支持能力和運(yùn)行管理能力進(jìn)行備份（6.7）的過(guò)程。

6.14　 

災(zāi)難恢復(fù) disaster recovery

為了將電子檔案（2.2）、電子檔案管理系統(tǒng)（2.5）從災(zāi)難造成的故障或癱瘓狀態(tài)恢復(fù)到可正常運(yùn)行狀態(tài)，并將其支持的業(yè)務(wù)功能從災(zāi)難造成的不正常狀態(tài)恢復(fù)到可接受狀態(tài)而設(shè)計(jì)的活動(dòng)和流程。

6.15　 

應(yīng)急預(yù)案 contingency plan

為保障電子檔案（2.2）安全而制定的應(yīng)急響應(yīng)和災(zāi)后恢復(fù)的計(jì)劃。