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安徽檔案整理公司_合肥人事檔案加工服務(wù)_檔案數(shù)字化信息服務(wù)公司

建立和完善保管制度是白石檔案館得到有效保管的關(guān)鍵。它的基本內(nèi)容包括五個部分。檢驗(yàn)驗(yàn)證系統(tǒng)；轉(zhuǎn)移系統(tǒng)；維護(hù)保密制度；統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)。

（1）材料備案制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時歸檔。歸檔的一般程序如下：首先，確定材料以查看它們是否滿足歸檔要求；其次，根據(jù)材料的性質(zhì)和含量，確定其存檔的具體位置；再次，在目錄中填寫材料名稱和相關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入文件中。

（2）檢查驗(yàn)證制度。檢查和檢查是確保人員檔案的完整性和安全性的重要手段。檢查內(nèi)容多種多樣，不僅包括人員檔案材料本身的檢查，如檢查是否有霉菌，飛蛾等，還包括人員檔案存儲環(huán)境的檢查，如檢查倉庫門窗是否正常。狀況良好，沒有其他存儲錯誤等。

通常應(yīng)定期進(jìn)行檢查。但是，在緊急情況下，例如盜竊，丟失，洪水或火災(zāi)，也有必要進(jìn)行檢查和驗(yàn)證；在對某些文件產(chǎn)生疑問之后，例如是否缺少某種材料。在發(fā)現(xiàn)一些損害之后，例如發(fā)霉的材料，飛蛾的發(fā)現(xiàn)等。

（3）傳輸系統(tǒng)。傳輸系統(tǒng)是關(guān)于文件的傳輸和傳遞。文件的傳輸通常是由工作轉(zhuǎn)移引起的，傳輸?shù)囊话愠绦蛉缦拢鹤N記錄簿；填寫人事檔案調(diào)動通知書；

按照出版物的要求包裝和密封。傳輸應(yīng)遵循機(jī)密性原則，通常是通過機(jī)密運(yùn)輸而不是人工進(jìn)行。此外，接收單位收到文件并檢查后，應(yīng)在收據(jù)上簽名并蓋章，并及時退回。

（4）維護(hù)保密制度。具體要求如下：對于較大的企業(yè)，一般要成立專人負(fù)責(zé)檔案的保存，應(yīng)充分配備必要的存檔設(shè)備。倉庫配有必要的防火和防潮設(shè)備。

保持儲藏室和文件柜清潔，不要存放無關(guān)的物品。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得將人員檔案帶到公共場所。不相關(guān)的人員不得進(jìn)入倉庫。嚴(yán)禁吸煙。離開時關(guān)掉燈，關(guān)上窗戶并鎖上門。

（5）統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)。人員檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容主要有以下幾項(xiàng)：人員檔案的數(shù)量。有關(guān)收集人事檔案材料的補(bǔ)充信息。歸檔狀態(tài)。文件的存儲條件。使用情況。倉庫中的設(shè)備。人事檔案人員。

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