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   　概念與背景

　　2020年6月19日，國家檔案局舉辦區塊鏈技術視頻專題講座，中央檔案館館長、國家檔案局局長陸國強要求，要加快厘清運用新一代信息技術實現檔案管理現代化的思路舉措。在“十四五”時期實現以信息化為核心的檔案管理現代化必須取得突破。因此，數字化轉型是“十四五”時期企業檔案工作的重點任務。

　　企業檔案工作數字化轉型是指企業將檔案工作的管理對象、管理手段等由傳統向數字化轉變及依此提升檔案管理水平和效益的過程。這個概念包含如下含義：一是檔案工作數字化轉型的主體是企業，而不是企業檔案部門或是檔案人員。二是檔案工作數字化轉型包括管理對象、管理手段和效果3方面，3個方面互相聯系互相依存，又互相影響，因此這里的“數字化”不僅是指傳統載體檔案的掃描。三是檔案工作數字化是一個過程，它不是一蹴而就的。四是轉型既包括管理能力的轉變，也包括管理效果和效益的轉變。

　　轉型內容

　　1.基礎業務規范和完善

　　主要內容包括健全或完善檔案管理制度、理順檔案管理體制機制、實現檔案管理的集中統一、規范檔案管理業務流程及各類卷夾、表格、單據等。這是開展檔案工作數字化轉型各項工作的基礎。檔案管理制度不健全、體制機制不科學、業務流程混亂、編號不科學等，將使檔案工作的數字化轉型不能順利進行。

　　2.存量檔案數字化

　　存量檔案數字化是指對傳統載體檔案進行數字化加工，建立目錄數據與數字圖像、結構化數據等關聯關系的處理過程。存量檔案數字化屬于管理對象數字化轉型范圍，是檔案管理過程數字化能否發揮作用的關鍵。

　　3.增量檔案電子化

　　增量檔案電子化是指新增電子文件通過電子文件歸檔形成電子檔案，即業務系統電子文件歸檔。其作用在于以下幾個方面：一是放大檔案管理過程數字化轉型的效果。如果管理對象沒有實現數字化，即使檔案管理過程實現了數字化，數字化轉型的效果也會大打折扣。二是能夠解決業務信息化過程中的難題。不少企業由于業務信息發展太快，產生的數據量大，數據長期保存存在問題，或是新舊系統集成存在問題，使得信息化可持續發展存在困難。但通過電子文件歸檔能夠很好地解決這些問題，從而通過檔案工作數字化轉型促進業務信息化的發展。增量檔案電子化既屬于管理對象數字化轉型范圍，也涉及檔案管理過程數字化，是轉型工作的關鍵。

　　4.管理過程數字化

　　即將檔案管理過程由傳統手工向數字化轉變，其主要工作是電子檔案管理系統的開發與實施。電子檔案管理系統的開發與實施就是將檔案管理流程通過軟件開發工作固化在系統中，從而實現檔案工作的流程驅動（盡管有的領域已實現數據驅動，但在檔案領域應該仍處于流程驅動階段——作者注）。

　　5.服務能力提升

　　一是檔案信息開發利用實現由被動服務向主動服務轉變。這就要求檔案工作識別檔案利用者的需求，運用大數據、知識管理等的理念和技術，對檔案數據、電子檔案管理系統等進行相應的改造。二是檔案信息服務內容實現由提供初級檔案信息服務向深加工檔案信息轉變。三是提高檔案信息服務效率。如通過對電子檔案管理系統的改造，使檢索界面更加友好，進一步提高檢索速度，或是通過移動端的應用，擴大檔案信息服務的空間。四是服務范圍進一步擴大。即通過對檔案數據的加工或是電子檔案管理系統的改造，進一步擴大檔案利用者的范圍，或實現服務范圍由企業內部擴大到企業外部，實現服務范圍由本地擴大到外地等。

　　6.促進主營業務轉型或發展

　　一是通過有目的提供更高水平更高質量檔案信息的利用，促進企業某方面業務的提升，解決企業當前某一方面的難題。如某企業通過開展檔案知識管理，提供系統化的知識服務，促進企業產品的研發工作。二是通過數字化轉型加強某一類檔案或檔案工作某一個環節的工作來促進主營業務的發展。如某企業通過電子文件歸檔騰退50多套老舊系統，是檔案工作數字化轉型工作促進企業信息化發展的體現。這也是一個尋找著力點發揮企業檔案工作數字化轉型作用的過程。

　　轉型路徑選擇原則

　　1.規劃先行原則

　　企業檔案工作數字化轉型工作是依托信息化技術實現檔案工作轉型升級的過程，其本質是信息化工作，需要一定的時間，耗費相應的資金和人力，并具有一定的技術難度，尤其是比較高級的轉型工作，是一項多工作交叉的工程，因此必須提前規劃，明確建設的方向，調動有關人員的積極性，合理分配資源。

　　2.對象與手段并行原則

　　檔案資源是檔案工作的對象，基礎設施、電子檔案管理系統等是管理手段。從客觀世界運行來說，管理對象依靠管理手段來進行管理，而管理手段必須通過對管理對象的管理來發揮作用。因此，管理對象和手段的數字化必須同時進行。

　　3.從易到難原則

　　即在檔案工作數字化轉型時應先從比較容易實現的內容著手，然后嘗試難度更高的內容。從易到難可以從容易內容實施的過程中獲取經驗，鍛煉能力。如果反其道則有可能挫傷積極性，或是浪費資源，事倍功半。

　　4.需求牽引效益優先原則

　　即企業檔案工作數字化轉型要立足于企業業務發展的需求，將企業最需要的檔案信息或最需檔案工作的業務作為檔案工作轉型的重點或著力點。為此，要對企業的需求進行深入調研分析，找準企業產品研發、生產、經營、管理等工作對檔案信息和檔案工作的需求，以此作為立足點和著力點。

　　5.從模仿到創新原則

　　企業檔案工作數字化轉型中，部分工作需要較少的新思想、新方法和新技術，甚至不需要，僅靠模仿就可以，而有些內容則需要較多的新思想、新方法和新技術。為了保證數字化轉型的成功率，可遵循從模仿到創新的遞進原則，條件不具備時千萬不可一步登天。

　　6.前端控制原則

　　前端控制原則是指企業檔案工作數字化轉型中的電子文件歸檔工作倡導的“文件尚未產生之時采取措施”，即從文件的生成開始就提前介入。這個思想必須貫徹在企業檔案工作的數字化轉型中。

　　轉型路徑

　　1.做好檔案工作數字化轉型規劃

　　這是遵循規劃先行原則選擇的路徑。檔案工作數字化轉型規劃包含的內容豐富，涉及面廣，絕不僅是“花錢買機器”的一個簡單規劃。它涉及企業的總目標、各部門的分目標、各部門的政策與計劃、信息部門的活動、信息化的發展等。一個好的規劃在內容上應包括：數字化轉型目標、約束條件和計劃指標的分析，電子檔案管理系統的功能結構，系統開發實施工作的組織，所需人員及系統的管理和運行，以及檔案工作數字化轉型的效益分析和實施計劃等。

　　2.資源數字化與電子檔案管理系統并行推進

　　實現檔案資源數字化的同時實現管理手續的數字化，即在實施電子檔案管理系統的同時，要么同時著手存量檔案數字化工作，要么著手開展電子文件歸檔工作。

　　3.從存量檔案數字化到增量檔案電子化

　　這是遵循從易到難的原則而形成的一條路徑。當企業經費有限，要對檔案資源數字化轉型時而應選擇的路徑。這是因為存量檔案數字化比較容易，有的僅通過外包就能實施，見效快。而增量檔案電子化則需要較復雜的工作，難度比較大，且見效慢。數字化轉型工作快速見效有利于后續工作的開展。

　　4.從檔案管理個別環節數字化到數字檔案館（室）建設

　　這也是在企業資源有限、檔案人才不足的情況下遵循從易到難而設計的一條路徑。數字檔案館（室）建設是企業檔案工作數字化轉型的綜合，工作內容較多，涉及面廣，復雜程度較高，需要較多的人、財、物等資源。在某一個階段，如企業資源并不能支持數字檔案館（室）的建設，此時可從個別環節的數字化轉型著手，如先將目錄數字化以提高檢索效率，或是利用計算機進行輔助分類和排列，從而實現部分整理工作的數字化等。待資源允許并取得一定經驗后，開展數字檔案館（室）的建設。

　　5.在管理對象與管理手段轉型基礎上實現檔案工作的提質增效

　　這是遵循從易到難、需求牽引等原則設計的一條路徑。提質增效是檔案工作數字化轉型的目標，沒有提質增效的檔案工作數字化轉型，企業是不會支持或實施的。但是，提質增效必須以管理對象與管理手段轉型為基礎，否則提質增效就無法實現。

　　6.大力開展業務系統電子文件歸檔

　　這是遵循需求牽引原則設計的一條路徑。當前，各企業都應用了大量的業務系統，積累了大量的電子數據。這些數據有的處于不安全或是使服務器超負荷運行狀態，業務系統電子文件歸檔是當前各企業對檔案工作數字化轉型最大的需求。從另一個方面來看，業務系統的穩定運行是企業經營管理的大局和信息化工作的中心，做好業務系統電子文件歸檔，就是檔案工作圍繞中心服務大局的最好體現。

　　7.積極融入業務系統實施工作中

　　這是遵循前端控制原則設計的一條路徑。在系統實施完成后進行業務系統電子文件歸檔有許多的困難，反之，如果在系統實施時就提出電子文件歸檔要求，則會容易得多。因此，企業應把融入業務系統實施工作作為檔案工作數字化轉型的一項重要內容。主要工作就是參與業務系統需求分析、詳細設計、測試、上線等工作，及時提出歸檔需求，確保歸檔功能的實現，確保歸檔的電子文件符合檔案管理的要求。

　　作者單位：國家檔案局

　　文章來源：《中國檔案》2020年第8期