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檔案是指人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。對(duì)于企業(yè)來說，從創(chuàng)立初期開始，大到股權(quán)變更、融資上市，小到每份合同、每個(gè)標(biāo)書都是重要的具有保存價(jià)值的原始記錄。隨著社會(huì)數(shù)據(jù)化的不斷加深，對(duì)于企業(yè)來說信息化的檔案已然成為了企業(yè)的重要數(shù)據(jù)資產(chǎn)，而且是不可彌補(bǔ)的重要數(shù)據(jù)資產(chǎn)。

那么，檔案對(duì)于企業(yè)來說有什么用呢？

1 上市必要條件

2020年4月27日，創(chuàng)業(yè)板注冊(cè)制改革方案向社會(huì)公布，此次改革主線：以信息披露為核心的股票發(fā)行注冊(cè)制，提高透明度和真實(shí)性。“以信息披露為核心”，意味著企業(yè)需要真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地記錄企業(yè)全維度歷史資料和信息，并能夠?qū)τ趤碜员O(jiān)管和投資者的交流、質(zhì)疑實(shí)現(xiàn)快速、精準(zhǔn)、同口徑的響應(yīng)。

具體來說，對(duì)于企業(yè)檔案管理的合規(guī)性、全面性、時(shí)效性、系統(tǒng)性、科學(xué)性等方面都提出了更高的要求。如果企業(yè)缺失某一階段的檔案，那么企業(yè)的檔案就缺少完整性，也沒有達(dá)到全維度歷史資料的要求，直接后果就是監(jiān)管機(jī)構(gòu)讓公司補(bǔ)齊資料，時(shí)間大大拉長(zhǎng)，更嚴(yán)重的后果就是影響上市。 

2 融資盡調(diào)

對(duì)于中小企業(yè)來說，融資的成功與否直接影響著企業(yè)是否可以活下去，在融資盡調(diào)階段，經(jīng)常性的會(huì)面臨多家投資機(jī)構(gòu)在同一時(shí)間段過來要資料，而且每家機(jī)構(gòu)要的檔案資料也是不同的，面對(duì)大體量的資料庫，快速、完整、正確地把檔案資料交給投資機(jī)構(gòu)直接影響融資進(jìn)程以及融資是否成功。有些公司因?yàn)槿鄙倌承╆P(guān)鍵文件，會(huì)直接導(dǎo)致融資失敗。

3 輔助決策

作為企業(yè)管理者，回顧企業(yè)發(fā)展不同階段的業(yè)務(wù)狀況來輔助決策是很有必要的，可以幫助管理者理清企業(yè)過去發(fā)展路徑以及制定未來發(fā)展方向，那么不同階段檔案完整的重要性就體現(xiàn)出來了。

4 業(yè)務(wù)背書

檔案是企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)生的重要背書，比如公司與某知名企業(yè)達(dá)成了合作，這對(duì)于公司在接下來業(yè)務(wù)拓展很有幫助，但是多年后發(fā)現(xiàn)遺失了與該知名企業(yè)的合同，無法向其他客戶證明曾經(jīng)與該知名企業(yè)的合作。這樣不僅會(huì)使業(yè)務(wù)方取消與公司的合作，甚至可能質(zhì)疑公司的專業(yè)性以及誠信。

來源：知乎&歸檔云