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檔案管理的基礎知識

1、什么是檔案?

答:國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。

2、什么是檔案工作?

答:管理檔案和檔案事業的活動。

3、什么是檔案統計?

答:對反映和說明檔案及檔案工作現象的數量特征進行搜

集、整理和分析的活動。

4、什么是歸檔?

答:辦理完畢且具有保存價值的文件經系統整理交檔案室或檔案館保存的過程。

5、什么是案卷?

答:由互有聯系的若干文件組成的檔案保管單位。

6、什么是檔案整理?

答:按照一定原則對檔案實體進行系統分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。

7、什么是檔案立卷?

答:將若干文件按形成規律和有機聯系組成案卷的過程。

8、什么是檔案實體分類?

答:根據檔案的來源、形成時間、內容、形式等特征對檔案實體進行的分類。

9、什么是檔號?

答:以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。

10、什么是文件?

答:國家機構、社會組織或個人履行其法定職責或處理事務中形成的各種形式的信息記錄。

11、什么是文本?

答:同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分為正本、副本、試行本、修訂本、各種文字文本等。

12、什么是歸檔文件?

答:在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為檔案保存的各種紙質文件材料。

13、什么是歸檔文件管理?

答:將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。

14、什么是全宗號?

答:全宗號是指檔案館給立檔單位編制的代號。

15、什么是全宗指南?

答:介紹和報道立檔單位及其所形成檔案情況的一種檔案檢索工具。是向利用者介紹和報道全宗構成者（立檔單位）及其所形成檔案情況的工具書。

16、什么是專題指南?

答:介紹和報道某一專題檔案情況的一種檔案檢索工具。

17、什么是檢索工具?

答:檢索工具是用于存儲、查找和報道檔案信息的系統化文字描述工具，是目錄、索引、指南等的統稱。

18、什么是索引?

答:索引是指明檔案或目錄的某種特征，以一定次序編排并注明相應出處的檔案檢索工具。

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