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智慧檔案館建設的關鍵在于突破數字檔案館檔案信息收管存用的傳統理念、范圍和模式，建立集“資源多元、全面感知、綜合處置、雙模存儲、泛在應用”于一體的檔案及檔案館管理與運營綜合服務平臺。

一、資源多元。檔案資源是智慧檔案館的信息基礎。智慧檔案館的信息資源主要由以下內容構成：由原生電子檔案、檔案數字化成果、經濟社會運行及管理信息的歸檔數據庫等構成的檔案內容信息資源，由檔案目錄、檔案索引等構成的檔案管理信息資源，基于RFID（射頻識別）技術的檔案實體信息資源，由媒體信息、網站信息、非物質文化信息等構成的城鄉記憶資源，由用戶信息、檔案利用信息、檔案數據挖掘信息等構成的檔案應用信息資源，由供電信息、溫濕度信息、安保信息等構成的檔案館樓宇管理信息資源。這些資源既可以讓用戶感知和獲取檔案內容信息，滿足利用需求；也可以讓管理者感知和獲取檔案管理信息，協同處理檔案業務工作。

二、全面感知。感知是智慧管理第一要求。對智慧檔案館而言，需要通過管理策略和相應的技術手段，將檔案實體、檔案內容、檔案管理信息與互聯網聯系起來，進行信息交換和通訊，實現對檔案實體、檔案內容、檔案管理狀況的感知。對檔案實體的感知主要通過射頻識別技術實現，以智能化識別、定位、跟蹤、監控和管理檔案實體；對檔案內容的感知，主要通過智能化的數據挖掘技術實現，以智能化識別、抽取、整合和應用檔案信息；對檔案管理狀況的感知，主要通過樓宇智能管理技術實現，以智能化監測、評價和處置檔案管理狀態。

三、綜合處置。智慧檔案館的智慧之處，在于具備構筑在信息基礎之上的應對與處置機制。對檔案信息利用需求的應對與處置，將通過檔案信息需求特征解析平臺和檔案利用知識管理、經驗管理等支持平臺，建立檔案信息利用模型，對感知信息進行內容相關性評價、利用政策容許度評價、利用方式和途徑合理性評價，進一步提高檔案信息利用的查準率、查全率。對檔案管理業務工作需求的應對與處置，將通過檔案實體與內容信息、檔案實體信息與樓宇管理信息的綜合分析，及時反映檔案管理狀況，評價檔案業務工作與業務標準的吻合指數，提示檔案管理和檔案館運行管理風險，提出跨部門協作管理的處置策略和考核指標，為檔案管理者提供指針式判斷界面和菜單式處置方案建議，使其科學開展檔案業務工作，改善檔案管理的運行效率提供可視化的、可量化的數據支撐和智慧支持，實現檔案實體、檔案信息、檔案管理環境的一體化管理和交互式管理。

四、雙模存儲。智慧檔案館離不開海量數據的運算和存儲。對智慧檔案館而言，解決海量數據帶來的一系列問題，云計算不是唯一的途徑，但是不可或缺的途徑。一些檔案信息具有安全保密等特殊屬性，決定了智慧檔案館必須擁有屬于自己的、獨立的數據計算和存儲能力。因此，構建智慧檔案館必須配備滿足業務工作需要的服務器和存儲設備。但是，海量數據處理存儲壓力和已有潛在用戶的利用需求特點，又決定了智慧檔案館必須采用云計算和云存儲技術。因此，智慧檔案館的數據運算和存儲將采用“自有”和“云”雙模模式。未來，智慧檔案館將不僅運行于“社會云”之中，還將運行于檔案行業的“檔案云”之中。

五、泛在應用。智慧檔案館的服務領域將隨著技術的發展而進一步擴大。除了繼續完善現有信息發布利用平臺外，將跟進移動服務技術，建立移動數字信息查閱服務中心，通過無線網絡和手機等終端設備，實現檔案信息服務移動化。同時，應適應三網融合的新形勢，將檔案信息服務納入三網融合新的信息服務體系，將信息共享平臺延伸至新的終端設備。通過構建檔案智慧收集、智慧管理、智慧服務、智慧保護、智慧監督平臺，實現檔案資源的高度智能化管理和開發利用，為將來全面建設智慧檔案館打下基礎。

建設智慧檔案館既是一個長期的過程，也是一項復雜的工作，同時面臨著信息資源整合、信息安全等諸多技術與非技術問題，需要政策支持、法律規范和頂層設計，以促進智慧檔案館的健康發展。

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